Evästeet
EvästeetLinkki avautuu uudessa välilehdessä
Akaan seurakuntatoimisto palvelee ensisijaisesti puhelimitse ja sähköpostitse. Käyntiosoite: Sontulantie 1, Akaa Toijala.
Kirjepostia voi jättää oven postiluukkuun.
Puhelin 040-358 3342 (tähän numeroon ei voi jättää tekstiviestejä) ma-to klo 9-11.
Muina aikoina sähköpostilla akaan.seurakunta@evl.fi.
Seurakuntatoimistossa hoidetaan tilavaraukset, kaste- ja vihkiajat, hautausasiat sekä siunaus- ja uurnanlaskuajat.
Haudanhoitosopimuksissa ja hautapaikka-asioissa palvelee puutarhuri Paula Pastell
p. 040 5873 729.
Diakoniatyöntekijät vastaavat pääsääntöisesti puhelimeen
soittoaikana arkisin klo 9-10.
Halutessasi voit myös jättää yhteydenottopyynnön vastaajaan tai
sähköpostilla (diakonia.akaa@evl.fi).
Diakoniatyöntekijät
Jaana Alasentie palvelutiimin vastaava seurakuntapastori 040 7257 427
vs. Marja Lamminen 040 7257 418
Tiina Anttila (Tla, KKI) 040 7091 691
Marjo Perkiö (Vla) 040 8395 975
Rekisterinpitäjä
Akaan seurakunta, Sontulantie 1, 37800 Akaa, puh 040 358 3342
www.akaanseurakunta.fi
akaan.seurakunta@evl.fi
Yhteyshenkilö
Kimmo Lyytikäinen
040 5560 664
kimmo.lyytikainen@evl.fi
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Mika Akkanen, PL 226, 33101 Tampere, p. 050 441 1567, tietosuojavastaava.tampere@evl.fi
Rekisterin nimi
Kirjuri jäsentietojärjestelmä on osa Suomen ev.lut.kirkon yhteistä jäsenrekisteriä.
Kirjurin teknisestä ylläpidosta vastaa Kirkkohallitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Akaan seurakunnan jäsentietoja ylläpidetään kirkon yhteisessä jäsenrekisterissä (jäljempänä Kirjuri). Kirjurin tietoja käytetään seurakunnan omassa toiminnassa ja hallinnossa sekä kirkon jäsenten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.
Seurakunta vastaa Kirjurissa olevien omien jäsentensä henkilötietojen käsittelyä koskevista asioista, rekisteritietojen virheettömyydestä sekä jäsenten yksittäisten tietojen luovuttamisesta.
Kirkkohallitus saa käyttää jäsenrekisterin tietoja kirkkolaissa tai sen nojalla säädettyjen tai määrättyjen tehtävien hoitamisessa.
Kirkkohallitus vastaa jäsenrekisterin yleisestä toimivuudesta, rekisteritoimintojen yhtenäisyydestä, tietohallinnosta, tietoturvallisuudesta ja tietojen sähköisestä arkistoinnista.
Kirkkohallitus päättää teknisen käyttöyhteyden välityksellä tapahtuvasta tietojen luovuttamisesta ja muusta kuin kirkon jäsenten yksittäisten tietojen luovuttamisesta.
Kirjurin sisältämien jäsenrekisteritietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1.c artikla ja 9.2.d artikla. Jäsenrekisterin pidosta ja tietojen käsittelystä säädetään uskontokuntien jäsenrekistereistä annetussa laissa (614/1998), kirkkolain (1054/1993) 16 luvussa sekä väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetussa laissa (661/2009).
Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö
Kirjuri sisältää tietoja kirkon nykyisistä ja entisistä jäsenistä (entisen jäsenen tietoja ei päivitetä)
- nimet, nimihistoria (nimenmuutokset)
- syntymäaika/henkilötunnus
- äidinkieli, asiointikieli
- osoite, kotikunta, syntymäkotikunta, asuinmaa
- asumisen tieto (asuinrakennuksen sijainti)
- syntymämaa/-paikka (jos ulkomailla)
- sähköpostiosoite
- ammatti
- kuolintieto
- hautaustiedot
- kirkkoon liittymis- ja eroamistieto
- jäsenyys- ja muuttohistoria
- kansalaisuus
- perhesuhdetiedot: avioliitto, lapset, vanhemmat
- edunvalvontaa ja toimintakelpoisuuden rajoitusta koskevat tiedot
- tietojen luovuttamista koskevat kiellot ja rajoitukset
- tieto rippikoulun käymisestä ja konfirmaatiosta
- kirkollisia toimituksia (kaste, avioliittoon vihkiminen, avioliiton siunaaminen, hautaan siunaaminen) koskevat tiedot ja tieto toimituksen suorittaneesta papista
- kirkollista luottamustehtävää koskevat kirkkojärjestyksen (1055/1993) 16 luvun 1 §:n 2 momentissa säädetyt tiedot
- tiedot huollettavista/huoltajista (alaikäiset lapset)
Kirkon jäseneen liittyvästä viitehenkilöstä (esim. aviopuoliso, lapsi, vanhempi), joka ei ole kirkon jäsen, Kirjurissa on suppeat tiedot. Tapahtumasta riippuen voi viitehenkilöllä olla kuitenkin myös tapahtumakohtainen laajempi tietosisältö (esim. esteiden tutkinnan yhteydessä voi viitehenkilöstä tulla myös tieto siviilisäädystä ja kansalaisuudesta):
- nimi
- syntymäaika/henkilötunnus
- kuolinpäivä
- puoliso/ -t (jotka ovat jäseniä) = avioliitto/rekisteröity parisuhde
- esteidentutkinnat jäsenen kanssa
- lapset (jotka ovat jäseniä)
- vanhemmat
- nimenmuutokset
- henkilötunnuksen muutos
Tietolähteet
Kirjurin sisältämät tiedot ovat peräisin manuaalisista kirkonkirjoista sekä seurakunnan aiemmista jäsentietorekistereistä. Lisäksi tietoja siirtyy väestötietojärjestelmästä ja seurakunnan omista järjestelmistä. Kirjuriin tallennettavia tietoja saadaan lisäksi asianosaiselta itseltään tai hänen huoltajaltaan ja seurakunnan toiminnan yhteydessä (kirkolliset toimitukset):
Tietojen luovutukset
Jäsenrekisterin tiedot on tarkoitettu käytettäväksi seurakunnan omassa toiminnassa ja hallinnossa.
Henkilölle ja yhteisölle luovutetaan Kirjuri jäsentietojärjestelmästä tietoja, joita nämä tarvitsevat oikeuksiensa ja velvollisuuksiensa toteuttamiseksi. Tietoja voidaan luovuttaa myös perunkirjoituksen toimittajille, pankeille, eri viranomaisille, sukututkijoille, historialliseen tai tieteelliseen tutkimukseen. Luovutettavan tiedon on oltava tarpeellinen siihen käyttötarkoitukseen, johon se luovutetaan. Tietoja ei luovuteta sivullisille, jollei se ole virkatehtävän vuoksi välttämätöntä.
Tietoja ei siirretä EU:N tai ETA:n ulkopuolle. Jäsentä koskevia yksittäisiä tietoja voidaan luovuttaa kyseisen alueen ulkopuolelle virkatodistuksena tai vastaavana selvityksenä, jos se on väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain mukaista.
Akaan seurakunnan eri työmuotojen toimintaa varten luovutetaan jäsenten yhteystietoja (nimet ja osoitteet). Työmuodot huolehtivat itse saamiensa tietojen säilyttämisestä ja tuhoamisesta.
Virkatodistustilauksia otetaan vastaan:
- omalla nimellä oleva sähköposti, Akaan seurakunnan sähköposti
- puhelimen välityksellä
- postin välityksellä
- paikan päällä
(käyttöoikeus näihin on kirkkoherranvirastossa työskentelevillä)
Virkatodistusten laskutus:
- laskutusluettelo ja siihen liittyvät virkatodistustilaukset
Postikirja:
- postikirjaan merkitään kuluvan vuoden aikana postitetut virkatodistukset: tilaaja, kenestä virkatodistus on tehty
- postikirjaan merkitään myös toiseen seurakuntaan lähetetyt rekisteröinti-ilmoitukset
Vihkivaraukset:
- Vihkivarauksia otetaan vastaan kuluvalle vuodelle ja sitä seuraavalle. Vihkipareilta pyydetään nimitietojen lisäksi, puhelinnumero, tarvittaessa osoite, varsinkin ulkopuolisilta osoite.
Lapsen rekisteröinti-ilmoituksesta otetaan kopio ennen kuin lomake postitetaan lapsen vanhemmille.
Henkilötietojen säilytysaika
- Virkatodistustilaukset säilytetään 5 vuotta.
- Sukuselvitysten ja –tutkimusten toisteet säilytetään 100 vuotta.
- Postikirja 10 vuotta.
- Vihkivaraukset: ovat katriinassa, sähköpostissa tulevat varaukset ovat toimitukset kansiossa, josta poistetaan vanhoja.
- Lapsen rekisteröinti-ilmoitus: kopiot hävitetään kun lapsi on kastettu tai kun hänelle on annettu väestötietojärjestelmään nimi.
- Laskutusluettelo säilytetään vuosi luettelon tekemisestä
Rekisteröidyn oikeudet
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi
EvästeetLinkki avautuu uudessa välilehdessä